¿Cual es el tiempo de resguardo de documentos contables y fiscales?
Después de varios años que se ha llevado un registro contable y sigue pasando el tiempo llega la duda por desechar información física o digital que no sabemos si aun podrá servir, para esto debemos revisar el artículo 30 del Código Fiscal Federal, esto nos dice:
Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código.
De la misma forma nos dice que toda persona que no tenga obligación a llevar contabilidad debe tener toda la documentación referente al cumplimiento de las disposiciones fiscales y a disposición de las autoridades.
Según La fracción III del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación nos dice de que forma podemos conservar dicha documentación contable.
III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
¿Qué documentos contables debemos resguardar?
Los documentos que conforman nuestra contabilidad según el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación son los siguientes:
- Libros, sistemas y registros contables.
- Papeles de trabajo.
- Estados de Cuenta.
- Libros y Registros Sociales
- Cuentas especiales.
- Control de inventarios y método de valuación.
- Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
- Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
- Documentación comprobatoria e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales mediante la cual se acrediten los ingresos y deducciones.
¿Cuánto tiempo debemos conservar los documentos contables?
Lo que nos dice el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación la documentación contable, se debe de conservar por un plazo de cinco años, estos se cuentan a partir de que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones de dicho ejercicio.
Si en algún caso los efectos de algún ejercicio se prolongaron, deberemos tomar en cuenta este plazo a partir de la fecha en que se presentó el ejercicio en que se hayan completado dichos efectos, como por ejemplo la amortización de pérdidas fiscales de ejercicios anteriores esta comienza cuando termina de amortizarse dicha pérdida, otro caso es cuando hay una resolución que ponga fin al efecto de la promoción de un juicio o recurso.
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación nos menciona la documentación que deberemos conservar durante el tiempo que subsista la Sociedad:
- Actas constitutivas de la persona moral.
- Actas de aumento de capital, estados de cuenta que las instituciones financieras expidan para el caso en que el aumento haya sido en numerario o avalúos, también si el aumento fue en especie o con motivo de un superávit debido a la revaluación de bienes de activo fijo.
En el caso de aumentos por capitalización de reservas o dividendos, también deberemos conservar las actas de asamblea que documenten dichos actos, como también los registros contables correspondientes.
Para el caso de aumentos por capitalización de pasivos también se deberán conservar las actas que documenten dichos actos y el documento que certifique la existencia contable del pasivo y el valor de este.
- Actas de disminución del capital y estados de cuenta que las instituciones financieras expidan y conste dicha disminución.
En el caso de las actas en las que conste la disminución de capital mediante liberación concedida a los socios, se deben conservar las actas de suscripción, de liberación y de cancelación de las acciones.
- Actas de fusión o escisión de sociedades, estados de situación financiera, estado de variaciones en el capital contable y los papeles de trabajo de la determinación de la cuenta de utilidad fiscal neta y de la cuenta de aportación de capital, correspondientes al ejercicio inmediato anterior y posterior a aquel en que se haya realizado la fusión o la escisión.
- Constancias que se emitan o reciban las personas morales al distribuir dividendos o utilidades y estados de cuenta que las instituciones financieras expidan y haga constancia a dicha situación.
- Información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 (Ganancia por enajenación de acciones) y 23 (Costo comprobada de adquisición de acciones en enajenaciones subsecuentes) de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
- Información y documentación necesaria para implementar acuerdos alcanzados como resultado de los procedimientos de resolución de controversias contenidos en los tratados para evitar la doble tributación.
- Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales.
El artículo 67 del Código Fiscal de la Federación nos indica que, en estos casos, el plazo para que la autoridad ejerza facultades de comprobación se extiende a diez años:
- Si no se presentó solicitud en el registro federal de contribuyentes.
- Si no lleva contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece el Código Fiscal de la Federación.
- Si no presenta declaración del ejercicio estando obligado a ello.
- Si no presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información que respecto al impuesto al valor agregado o impuesto especial sobre producción y servicios se solicite en dicha declaración.
También tomemos en cuenta del artículo 38 del Código de Comercio este nos menciona que se deben conservar los comprobantes originales de las operaciones del comerciante en formato impreso o en medios electrónicos por un plazo mínimo de diez años.
Como vimos el tiempo de resguardo de documentos contables y fiscales varía se puede extender hasta 10 periodos fiscales, es importante tomarlo en cuenta; ya que si la autoridad nos realiza una auditoría debemos de contar con lo necesario para solventarla y llevarla a buen término.
