Guía completa: Todo lo que debes saber para generar facturas SAP

Si estás leyendo este artículo es por que tienes la necesidad de implementar una interfaz con el sistema SAP que permita realizar la generación de facturas SAP mediante servicios API o usando archivos de texto, CVS, Excel, entre otros.

Introducción a la Facturación Electrónica en SAP

SAP es un ERP con una reputación intachable en cuanto a su operación. Tiene diferentes versiones a nivel de venta como SAP bussiness one, SAP Hanna. En este artículo conocerás como integrar SAP facturación electrónica en México.

SAP Bussiness one es utilizado por empresas pequeñas que no necesitan módulos avanzados, además de que su instalación es in house. Por el contrario SAP Hanna es un servicio orientado a la nube con las mas modernas herramientas que permiten la operación continua de las empresas medianas o transnacionales.

Relevancia de las versiones de SAP en la Facturación Electrónica

El ERP SAP cuenta con diferentes versiones, configuraciones, métodos de operación, módulos de uso, bases de datos, entre otras variables, por lo que no es posible establecer un proceso general de implementación de integraciones. Sin embargo, sí es posible establecer la comunicación con SAP par realizar el timbrado de facturas electrónicas, sigue leyendo para conocer mas a fondo el proceso.

Las facturas electrónicas que se puede generar son:

1. Facturas y Notas de Crédito simples (CFDI de Ingreso y Egreso).
2. Facturas y Notas de Crédito con Comercio Exterior (CFDI de Ingreso con complemento de comercio exterior).
3. Facturas y/o Traslados con información de Carta Porte (CFDI de Ingreso, traslado con complemento de carta porte).
4. Pagos (CFDI de Pago).
5. Nomina de los empleados
6. Entre mas de 30 tipos distintos.

Características generales de las Integraciones del sistema SAP de Facturación

Con base en las diferentes características que el ERP SAP puede tener para sus diferentes usuarios, se emplean diferentes propuestas de integración la cual contempla las siguientes características:

Timbrado de facturas electrónicas por Servicio Web o Rest API:

• Dependiendo de la versión de SAP que se tenga instalado, se puede realizar el timbrado consumiendo servicios web con el protocolo SOAP (esto cada vez está mas en desuso). Para ir en concordancia con las nuevas tendencias se pueden realizar llamados a API de última generación. En ambos casos al invocar un Servicio Web o la API estos deben generar el CFDI y en algunas ocasiones generan el PDF de la representación impresa.

Timbrado de facturas electrónicas usando archivos como fuente de datos

• El ERP de SAP es capaz de exportar información en diferentes formatos de archivos. Estos archivos de salida deben contener todos los datos necesarios para timbrar una factura electrónica. Usando software de terceros se pueden compartir estoy archivos a servidores FTP, SFTP, BlobStorage, contenedores, entre muchos otros repositorios de archivos. Si contamos con una aplicación intermedia por ejemplo el SuperConector de FacturoPorTi, se pueden procesar y timbrar cientos de documentos por minutos. Al término del proceso de timbrado se debe de poder realizar el regreso de información a SAP. Esto puede ser en forma de archivos, mediante middleware o cualquier otro software que pueda conectarse para almacenar la información deseada.

Hay que tener en consideración que dependiendo de la versión del ERP SAP se debe elegir la mejor arquitectura de solución para la lectura y almacenamiento de información. En este caso es recomendable contactar a persona que tiene experiencia realizando integraciones de facturación electrónica en SAP como FacturoPorTi.

• Un punto importante en la definición de la arquitectura de solución es tomar en cuenta las diferentes áreas que estén involucrada como: ventas, cobranza, logistica, TI, seguridad, etc. Al integrarlos en todo el proyecto les ahorrará mucho tiempo en re-trabajar y a su vez generarán una solución con alta escalabilidad.

Algo adicional que se debe son diagramas y métodos o end points para la generación de diferentes tipos de documentos, dependiendo de la información que se requiera procesar, por ejemplo:

1. Factura/Nota de Crédito general.
2. Pagos.
3. Documento con información Carta Porte.
4. Documento con información Comercio Exterior.
5. Nómina
6. Entre otros.

Requisitos del SAT para el CFDI SAP en México

El esquema actual de facturación está especificado dentro del anexo 20 que publicó el SAT. Este nos indica las reglas técnicas que se deben de seguir. Anteriormente se tenía la costumbre de que cada desarrollo o proveedor realizaba por el mismo el Xml que se timbrada. Esto ya no es recomendable por que genera demasiado tiempo tanto a nivel de entendimiendo de reglas y alto conocimiento técnico en temas de facturación electrónica. Además, de que cuando hay actualizaciones por parte del SAT, se tiene que este modificando constantemente los programaas generando estrés y costos adicionales.

Las nuevas herramientas de timbrado masivo de facturas electrónicas que usan servicios REST API eliminan todos los problemas anteriores, por que en lugar de dejar el trabajo a SAP o sistemas satélites. El mismo servicio se encarga de generar los archivos XML y PDF solamente con los valores proporcionados. Este brinda beneficios adicionales como desacomplar los sistemas, acelerar el desarrollo y evitar estar actualizando el sistema cada vez que el SAT realiza actualizaciones a reglas o cambios a nivel técnico.

Integra en SAP Facturas electrónicas

Para realizar la integración con el ERP SAP se debe realizar un levantamiento inicial en donde se defina:

• Conocer el tipo de licencia que utiliza el usuario SAP:
  • Private.
  • Enterprise.
  • Public.
• Determinar los módulos que cuenta el usuario SAP.
• Tipo de instalación del usuario SAP:
• On-Premise.
• SAAS.
• Si el usuario cuenta con acceso administrador y cuenta con SOAP manager.

Con base a la información recabada se podrá determinar el método de intercambio de información que se puede utilizar: consumiendo servicios web, API o exportando información a archivos.

Una vez que se definió que tipo de integración es la ideal, entonces se debe definir:

• El tipo de documentos que se deben genera (ingreso, egreso, nomina, traslado, carta porte, comercio exterior, pagos, etc.).

• El punto anterior es crucial por que partimos de esto para analizar El (los) módulo(s) del ERP SAP del (los) cual(es) se obtendrá la información para generar la factura electrónica (SD, AR, FI, etc.).
• Una vez identificados los módulos correspondientes entonces podemos leer y/o registrar la información de acuerdo al método de intercambio o con herramientas nativas de SAT, construyendo o consumiendo transacciones entre otras cosas.

Realizar la programación con SAP para la Facturación electrónica

Para poder realizar la programación o codificación es necesario contar con el ERP de SAP. Anteriormente se generaban ambientes de prueba de SAP Bussiness ONE que se solicitaban directamente en la página de SAP. Actualmente se tiene que pasar por un proceso de venta en donde debemos ingresar nuestros datos de contacto para que un distribuidor o consultor certificado se comunique con nosotros para tomarnos los datos y a su vez podamos obtener acceso a los ambientes de prueba.

Así que lo ideal es empezar a hacer integraciones con los ambientes de desarrollo o sandbox del cliente que solicita el servicio de facturación electrónica con SAP.

Una vez que nos aprobaron realizar el desarrollo con el cliente, se deben solicitar los accesos al ERP SAP. Como buena práctica se recomienda contar con un ambiente de Calidad (Pruebas) para la implementación y pruebas, antes de liberar la integración en ambiente Productivo.

En caso de que el cliente no quiera prestar sus ambientes para el desarrollo. Se puede buscar en internet alguno que se dediquen a la renta de ambientes de desarrollo de SAP. Dentro de internet hay distintas empresas que se dedican a esto. Nosotros de manera particular no lo recomendamos por que estos servidores no estarán homologados al que usa el cliente que solicita la integración con la facturación electrónica. Al momento de pasar a los ambientes de prueba del cliente te encontrarás con numerosos problemas desde incompatibilidad de sentencias, falta de módulos, transacciones, entre muchas cosas. Esto provocará que practivamente tengas que volver a empezar el desarrollo acumulando estrés y falta de tiempo para implementarlo correctamente.

Plan general de implementación ERP SAP Facturación Electrónica

Al iniciar la implementación del intercambio de información con el ERP de SAP, se asume que el servicio de integración (timbrado por servicio web, API o archivos) ya existe (FacturoPorTi tiene este tipo de servicios ver mas información) y/o deberá ser construido por una empresa con el expertis correspondiente, esta tarea es crucial y es independiente del método de integración seleccionado.

Cada integración de timbrado de facturas electrónicas con SAP deben contar con un plan de trabajo que contemple las siguientes fases:

1. Levantamiento de información, requerimientos, verificación de accesos y herramientas.
2. Estimación de modificaciones SAP (transacciones, tablas, etc.).
3. Desarrollo, prueba y/o activación de los medios de intercambio de información (acceso servicio web, API y/o procesos de envío/recepción de archivos).
4. Implementación de las modificaciones de intercambio de información, las cuales incluirán:
   1. Interfaces para la obtención de la información necesaria para la generación de facturas electrónicas.
   2. Invocación del servicio web, rest API o sistema de timbrado de archivos, que generarán los documentos.
   3. Recolectar y almacenar la información de salida después del proceso de timbrado dentro del módulo requerido por el usuario SAP.
5. Ejecución del plan de pruebas operativas funcionales.
6. Generación del plan de liberación del servicio para ambiente Productivo. Así con del plan de contingencia del reverso de operaciones en caso de errores que imposibiliten la operación normal de los módulos de SAP del usuario.
7. Desplegado en el ambiente Productivo SAP.

Conclusiones a la hora de combinar SAP y la Facturación Electrónica

Realizar la implementación de la factura electrónica en SAP con el ERP, requiere personal calificado en SAP, consultores en temas fiscales, consultores o una empresa experta en temas de facturación electrónica, proyect manager externo que coordine el envío y recepción de información para una correcta comunicación. Todos estos perfiles deben de trabajar de la mano del usuario final para asegurar el éxito de la implementación. De acuerdo a nuestra experiencia este proyecto tarda alrededor de 2 meses, esto depende del esfuerzo que el cliente realice dedicando tiempo al consultor SAP para afinar los detalles de la integración.

Dentro del área de responsabilidades y entregables la siguiente tabla te dará una idea de lo que se debe dar al término del proyecto:

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