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¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica?

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La contabilidad es obligatoria para todos los contribuyentes inscritos en el Servicio de Administración Tributaria (SAT), sin embargo, no a todos se les exige llevar la contabilidad electrónica.

Son numerosos los contribuyentes que existen en la actualidad y efectúan sus correspondientes aportes a la hacienda pública, pero también es común que muchos de estos desconozcan si es obligatorio o no para ellos llevar contabilidad electrónica a través del portal del SAT.

Es importante destacar que, años atrás, estos procesos se realizaban en forma manual y se conservaban los archivos físicos de todos los soportes correspondientes a la contabilidad de las empresas, con facturas impresas, recibos y demás comprobantes, lo que representaba un importante consumo de papel, además de requerir el espacio físico suficiente para su almacenaje durante 5 años.

Afortunadamente, México ha sido uno de los pioneros en la digitalización de la contabilidad y desde el año 2014 implementó la modalidad de facturas electrónicas para todos los contribuyentes.

Dicho esto, en el presente post conoceremos en detalle cuáles son los contribuyentes que están obligados a llevar contabilidad electrónica en la actualidad.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

Es una actividad digitalizada a través de sistemas en los cuales se lleva el registro contable de una empresa, la cual permite agilizar y hacer más eficientes los procesos fiscales, que si se llevaran de forma manual.

La contabilidad electrónica es indispensable para toda empresa, debido a que permite llevar los registros de forma organizada, lo cual permite el control de la situación financiera de la compañía, conociendo en detalle y con mayor rapidez y eficacia los ingresos y egresos, así como los balances y la situación financiera en que se encuentra.

Lo anterior facilita la toma de decisiones más acertadas para el bienestar económico de la organización.

Un sistema eficiente de contabilidad electrónica disminuye los errores humanos, ahorra valioso tiempo en los procesos, ahorra los costos operativos, disminuyendo los gastos de papelería, impresiones y consumibles, mientras representa una guía para el conocimiento y análisis de la gestión financiera de la empresa.

Este tipo de software incluye la preparación del catálogo de cuentas de la empresa, así como permite tener a disposición la Balanza de Comprobación de manera mensual.

Beneficios de la contabilidad electrónica para las empresas

Los sistemas de contabilidad electrónica aportan numerosas ventajas a las organizaciones que los implementan, como, por ejemplo:

  • Permite tener disponibles en poco tiempo los balances financieros y así facilitar la toma de decisiones de manera rápida y efectiva, relacionadas con inversiones que resulten provechosas para la empresa, ya que demostrará en forma clara y contundente la situación financiera de la empresa para el momento.
  • Brinda la posibilidad de tener solo al personal necesario para las diversas gestiones de la empresa, disminuyendo la plantilla y los gastos generados por los pasivos laborales.
  • Ofrece mayor eficiencia en comparación con los procesos manuales, ya que se puede tener disponible un informe anual de la empresa en pocas horas.
  • La contabilidad electrónica representa la oportunidad para toda empresa de trabajar en la mejora de todos sus procesos y alcanzar sus potencialidades, haciéndola más competitiva dentro del mercado.

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Obviamente, para alcanzar los mejores resultados se debe seleccionar una empresa especializada en contabilidad electrónica, que posea las herramientas tecnológicas y la experiencia necesaria para garantizar resultados de alta calidad, como es el caso de FacturoPorTi.

Contribuyentes que obligatoriamente deben llevar contabilidad

Como se indicó al inicio del post, la contabilidad es de carácter obligatorio para todos los contribuyentes, ya sean personas morales, personas físicas (en RESICO o no), personas físicas con actividades empresariales, profesionales, personas que estén en el régimen de arrendamiento, entre otros.

Pero el carácter de obligatoriedad de la contabilidad no implica que sea también exigido el llevar contabilidad electrónica en el portal del SAT para todos los contribuyentes, ya que para muchos solo es necesario conservarla internamente, cumpliendo con lo establecido en el Código Fiscal de conservar los registros contables durante 5 años.

Qué obligaciones aplican para los contribuyentes inscritos en el RESICO

El Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) que inició el 01 de enero del 2022, de acuerdo al RMF, establece en la regla 3.13.19 que las personas físicas y morales inscritas en el RESICO, no están obligados a cumplir con las siguientes exigencias:

  1. Llevar contabilidad electrónica en el SAT de forma mensual, detallando toda la información contable de acuerdo a lo establecido en el artículo 28, fracción IV del Código Fiscal de la Federación (CFF).
  2. Presentar la DIOT a través del formato A-29 de la página del SAT, tal como lo establece el artículo 32, fracción VIII de la Ley del IVA.

Las personas físicas y morales que están en RESICO no tienen la obligación de llevar contabilidad electrónica a través del portal del SAT de manera periódica, pero se debe considerar que este punto no implica el no cumplir con otras exigencias como realizar los pagos provisionales o la integración de las retenciones hechas a otros contribuyentes.

Para continuar brindando facilidades a los contribuyentes personas físicas con ingresos anuales hasta por 4 millones, se les exime de la presentación de la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT) y del envío de la contabilidad electrónica.

¿Qué contribuyentes deben enviar contabilidad?

El SAT establece de forma específica las especificaciones sobre las obligaciones de los contribuyentes en cuanto a llevar contabilidad electrónica:

  1. Personas morales, incluye a las personas morales con fines lucrativos.
  2. Personas físicas, que tengan actividad empresarial o actividades profesionales cuyos ingresos sean mayores a 2 millones de pesos y arrendamiento. Salvo que usen la aplicación de Mis Cuentas.

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Cabe destacar que, para las Personas Físicas con actividad empresarial y profesional con ingresos por debajo de los 2 millones de pesos y usen la plataforma de Mis Cuentas, o que se encuentran en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), no resulta obligatorio llevar contabilidad electrónica.

Y se hace énfasis en destacar nuevamente que todos los contribuyentes están en la obligación de llevar su correspondiente contabilidad, así como conservar sus registros contables por 5 años, pero solo los indicados por las especificaciones del SAT deben llevar la contabilidad electrónica.

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