Todo contribuyente puede verse en la necesidad de cancelar facturas en el SAT por diversas razones, lo cual puede hacerlo en el Portal del SAT o canalizarlo a través de los servicios de un proveedor de certificación.
Dicho esto, explicaremos en este post todo lo relacionado con el proceso de cancelar facturas en el SAT y su recuperación en caso de ser necesario.
¿Qué es realmente cancelar una factura 4.0 del SAT?
La cancelación de una factura en el SAT consiste en anular un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que ya fue emitido, pero que por algún motivo ya no es válido. Al cancelar una factura, se evita que dicha operación sea considerada como parte de los ingresos de la empresa, lo que ayuda a corregir errores o ajustes en la contabilidad.
Motivos para cancelar una factura
Existen diferentes razones por las que una empresa puede decidir cancelar una factura:
- Errores en los datos: Si la factura contiene información incorrecta, como montos o RFC mal capturado.
- Duplicado: Emitir dos veces la misma factura por error.
- Cambios en el acuerdo: Modificaciones en las condiciones de la transacción original.
- Devolución de productos: Cuando los bienes o servicios facturados son devueltos por el cliente.
Requisitos y condiciones para poder cancelar una factura en el SAT
Antes de proceder con la cancelación de una factura, es importante conocer las condiciones y requisitos que impone el SAT para realizar este proceso:
- Plazos: Las facturas pueden ser canceladas dentro del mismo año fiscal en el que se emitieron. Después de ese periodo, el SAT puede imponer restricciones.
- Aceptación del receptor: En algunos casos, la cancelación debe ser aceptada por el receptor de la factura a través del portal del SAT.
- Factura relacionada: Si la factura es cancelada, debe emitirse una nueva con la información corregida y vinculada a la factura original.
Servicio para poder cancelar facturas del SAT
Este módulo permite realizar consultas de facturas emitidas o recibidas, ver su detalle y efectuar su recuperación o cancelación. Se trata de un servicio en línea disponible en todo momento en el Portal del SAT o del proveedor de certificación.
El fundamento legal de este procedimiento tiene su base en el Código Fiscal de la Federación, artículos 29 y 29-A. Y, para ello, se requiere de la e. Firma o contraseña.
Cómo cancelar facturas en el SAT
Si necesitas saber cómo cancelar facturas en SAT, debes tomar en cuenta lo siguiente:
- El emisor de la factura o CFDI tiene que cargar la solicitud de cancelación de la factura, ya sea en el Portal del SAT o mediante el servicio prestado por un proveedor de certificación.
- Será un requisito indispensable el hecho de indicar el motivo por el cual se está cancelando la factura emitida, y para ello se deben usar las claves destinadas por el SAT para tal fin.
- Para una sustitución de comprobante se debe utilizar la clave 01 para comprobantes emitidos con errores con relación, indicando el folio fiscal del CFDI que lo sustituye.
- En los casos en que se necesita la aceptación para podercancelar facturas en SAT, el receptor de la misma recibirá en su Buzón Tributario un mensaje de interés informándole sobre la solicitud de cancelación del comprobante en cuestión.
- El receptor de la factura tendrá que aceptar o rechazar la solicitud de cancelación en el Portal del SAT o de su proveedor de certificación pasados tres días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud, en caso contrario la factura se cancela porque al no responder se considera como una aceptación.
En algunos casos no se requiere que el receptor acepte la solicitud de cancelación, por lo que se procesa inmediatamente.
Pasos para cancelar facturas en el SAT
Para cancelar facturas en SAT, solo debes seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al Portal del SAT y dar clic en la opción de EJECUTAR EN LÍNEA.
- El contribuyente debe autenticarse con su e. Firma o contraseña.
- Seleccionar la modalidad que se quiere realizar, las opciones son: consulta, cancela, mostrar detalle o recuperar la factura electrónica.
- Debes capturar los criterios de búsqueda en función de la opción seleccionada.
- Podrás visualizar el resultado de la consulta, cancelación o recuperación de factura.
- Podrás disponer de los datos de la consulta en formato PDF, también tendrás disponible en archivo XML la recuperación de la factura.
- Debes guardar o imprimir el resultado de tu consulta, comprobante de cancelación o recuperación de factura, para contar con los soportes necesarios que respalden la operación.
Códigos o claves de cancelación
Estos son los distintos códigos o claves adecuados para cancelar facturas en el SAT correctamente.
01 – Comprobante emitido con errores con relación
Se utilizará como motivo para cancelar facturas en SAT la opción 01 cuando la factura o CFDI emitido presenta un error en datos como el valor unitario, la clave del producto, descuento, entre otros, lo cual amerita su reexpedición.
Para ello, se debe sustituir la factura y al solicitar su cancelación, se debe incorporar el folio de la factura que está sustituyendo a la que se canceló.
En caso de que luego de realizar este procedimiento el comprobante no se cancela o presenta un error, se puede utilizar la clave 02 para cancelar los CFDI relacionados, incluyendo al sustituto, para no generar el status “No cancelable”.
Si esta forma no consigue corregir el error, se tendrá que emitir un nuevo CFDI con los datos correctos usando la clave 04 de sustitución de CFDI previos, y relacionar el folio fiscal de la factura que se sustituye.
02 – Comprobante emitido con errores sin relación
Aplica en los casos de facturas emitidas que presentan error en descuento, valor unitario, clave del producto u otro dato, pero que no ameritan ser relacionadas con otras facturas.
03 – No se llevó a cabo la operación
Será utilizado en los casos en que una operación no haya sido concretada.
04 – Operación nominativa relacionada en una factura global
Aplica en los casos donde se incluya una venta en una factura global de transacciones con el público en general, y luego el cliente exija su factura nominativa, para ello se debe cancelar la factura global para su reexpedición, generando la factura nominativa solicitada por el cliente.
Información adicional del módulo para cancelar facturas del SAT
El apartado de información adicional te permite efectuar diversas acciones, tales como:
Realizar consultas de facturas recibidas y emitidas
La base de datos guarda la información de las facturas y permite su exportación en formato PDF, de no existir la factura solicitada se mostrará una leyenda que indica “No existen registros que cumplan con los criterios de búsqueda ingresados, intentar nuevamente”.
Conocer y revisar el detalle de la factura
Esta acción muestra todos los datos de la factura, los cuales pueden exportarse en formato PDF.
Recuperar una factura
Permite recuperar el archivo XML de la factura.
Casos y ejemplos sobre cuándo debes cancelar una factura en el SAT
Para cancelar facturas en SAT, se debe proceder de acuerdo a cada condición que presente el CFDI. Como ejemplos citamos los siguientes casos:
Si se emite una factura con error en el RFC del cliente, pero la misma aún no ha sido entregada
En este caso, se procederá a su cancelación de la siguiente forma.
Se debe registrar en el apartado la razón de su cancelación usando la clave 02 correspondiente a Comprobantes emitidos con errores sin relación.
Luego, debe emitirse el comprobante fiscal que incluya la información corregida para registrar la clave 04 de Sustitución de facturas o CFDI previos, y relacionar el folio fiscal del comprobante que se sustituye.
Este procedimiento se basa en el Artículo 29-A sexto párrafo del Código Fiscal de la Federación.
Si se emitió una factura por una venta o por la prestación de un servicio que al final no se llevó a cabo
El emisor debe señalar como motivo de la solicitud de la cancelación de la misma, en el apartado Motivo de cancelación la clave 03 correspondiente a que no se llevó a cabo la operación.
Procedimiento que se fundamenta también en el Artículo 29-A sexto párrafo del Código Fiscal de la Federación.
Si se emitió una factura, pero el cliente detecta algún error en su descripción y solicita que sea cancelada
En este caso se debe canalizar su cancelación siguiendo estos pasos:
- Se debe emitir el nuevo CFDI con los datos correctos haciendo uso de la clave 04 correspondiente a Sustitución de los CFDI previos, y relacionar el folio fiscal del comprobante que se sustituye.
- Este procedimiento se puede efectuar a través del Portal del SAT ingresando a sat.gob.mx donde se realizará la solicitud de cancelación, a través del módulo dedicado al servicio “cancela y recupera tus facturas”, o también, mediante los servicios de Proveedor de Certificación Autorizado (PAC).
- Al momento de registrar la solicitud de cancelación, se debe seleccionar la clave 01 correspondiente a “Comprobante emitido con errores con relación”, y también se debe incluir el folio fiscal del comprobante emitido al inicio.
- De acuerdo al Fundamento legal: Artículo 29-A sexto párrafo del Código Fiscal de la Federación, se establece que al momento de enviar la solicitud de cancelación se validará si es necesaria la aceptación del receptor para poder llevar a cabo la cancelación de la factura.
Si un cliente solicita al emisor la factura de un producto o servicio que ha sido relacionado previamente en una factura global emitida por las operaciones con el público en general del periodo mensual
En estos casos, el emisor debe solicitar la cancelación de la factura global y proceder a registrar como motivo de la cancelación la clave 04 correspondiente a “Operación nominativa relacionada en la factura global”.
Luego debe emitir el comprobante fiscal global sin considerar el comprobante de operaciones con el público en general de la operación que se factura de forma nominativa.
Para finalizar, debe emitir la factura nominativa que exige el cliente.
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