¿Qué es una Addenda y cómo funciona?

Facturacion Electronica

Si te preguntas cómo funciona una addenda, se trata de una información adicional que se añade bien sea a un escrito, como a un manual, contrato, documento, factura electrónica, e inclusive libros.

Esta palabra es originaria del latín, cuyo significado es “lo que hay que agregar o añadir”, en este sentido, este vocablo es usado en aquellos escritos donde se le hayan realizado algunas modificaciones o correcciones al texto original, por lo que podría considerarse un complemento del mismo.

En los libros podemos conseguir addendas como una fe de erratas, haciendo las revisiones necesarias sin tener que volver a imprimir todo el tiraje, también es usualmente utilizada en los informes de investigación, ampliando o agregando alguna información relevante que no haya sido incluida al término del trabajo.

Por otra parte, en los contratos se incluyen con la finalidad de transformar el documento original, entre muchas cosas más.

Por todo esto, desde FacturoPorTi traemos este post para aclarar qué es una Addenda y cuáles son los diferentes usos que tiene.

Cuáles son los diferentes usos de una addenda

Para entender con mayor profundidad qué es addenda, debemos conocer sus distintos usos:

1. Addenda en los libros

¿Qué es una Addenda en los libros? Es un tipo de escrito añadido al trabajo original, especialmente es una forma de explicar algo específico del contexto expuesto, también se utiliza cuando se consiguen errores y ya se ha realizado todo el tiraje.

Su uso es muy importante, ya que cuando se presentan estos casos de corrección los costos para reimprimir son bastante altos.

La adenda en un libro puede presentarse de varias formas, como un archivo de texto digital o como una carta agregada, que se aprovecha para notificar al lector de aquellos errores que se puedan encontrar en el texto, como una errata.

2. Addenda en un contrato

En un contrato, el uso de una addenda es un complemento que se le agrega al mismo para modificar o aclarar las cláusulas de los deberes adquiridos sin tener que hacer un documento nuevo.

En tal sentido, las addendas en los contratos son usadas para establecer precios, cambios de fechas, es decir, para cambios específicos.

Usualmente, para resolver la duda de qué es la addenda se hace referencia al contrato con la finalidad de dejar claro que el documento tiene una reforma implantada por una addenda.

En un contrato legal, la adenda es incluida como un anexo cuando se requiere agregar condiciones que no fueron incluidas como normativas, formularios, términos adicionales, especificaciones, etc.

En los contratos de adhesión y en los de compra-venta, la addenda es utilizada con la finalidad de incluir detalles en cuanto a los precios, condiciones de entrega de bienes, cambios de fechas, entre otras más.

3. En Manuales

Cuando se publica un manual de operaciones, la addenda normalmente es requerida para la incorporación de nuevas instrucciones o cambios en los procedimientos, así como para dejar claramente establecidas algunas especificaciones técnicas, o simplemente para incrementar su contenido.

4. En Juicios legales

Los jueces o magistrados utilizan las addendas para incorporar los resultados de investigaciones que puedan esclarecer alguna situación específica de forma de redacción de un aditamento.

5. Historias médicas

La addenda es usada por los médicos en el momento que obtienen información sobre algunos resultados de exámenes practicados al paciente.

6. En facturas electrónicas

Con respecto a qué es una addenda en facturas electrónicas, es un formato que contiene información que no está incluida en la factura electrónica.

En ella se incluyen aquellos datos importantes para la empresa, como lo es el nombre del vendedor, códigos de inventarios, y número de compra.

Aunque es una manera de realizar la facturación, la misma es flexible, ya que no contiene datos fiscales, permitiendo que las empresas se beneficien modernizando sus transacciones o servicios.

¿Qué información tiene una addenda en una factura?

Que es una addenda y para qué sirve requiere conocer cada una de las partes de las que se compone en la factura. ¿Cuáles son los aspectos que refleja? ¿Qué tipo de información debemos añadir en este complemento? Como ya hemos mencionado, dispondrá de todo el contenido comercial, operacional y logístico.

Esta revelará una amplia variedad de información acerca de la empresa para que proveedores o clientes de la misma dispongan de ella:

Datos de la compañía: Nombre, medios de comunicación, productos o servicios comercializados, formas de pago… etc.
Distintas fases de la elaboración de sus artículos o prestaciones.
Información acerca de los sistemas de seguridad en estos procedimientos (planes de prevención de riesgos).
Distribución de los productos: transporte, rutas, mercancía, embalajes.

La importancia de incorporar addendas en la facturación electrónica y servicios que la incluyen

En México existen diversas empresas que prestan el servicio o que proporcionan un sistema de facturación electrónica como lo es FacturoPorTi , cuyo innovador sistema hace posible el uso de addendas.

En la facturación electrónica, incorporar las addendas representan una ventaja al poder sacar provecho del CFDI, con lo que tu empresa puede incrementar sus beneficios y seguridad cuando emita sus facturas. Además, logra que el almacenamiento sea mucho más sencillo al no tener que utilizar papel, permitiendo minimizar los costos.

Entre los datos que generalmente son incorporados a través de una addenda en la facturación, tenemos el lugar donde se debe realizar la entrega, la serie donde se originó el producto, entre otras cosas.

Cabe mencionar que, cuando la factura emitida ha sido aprobada por el SAT, todos los anexos deben ser incluidos en el CFDI, para evitar que sean cometidos errores como duplicidad, entregas paralelas y así obtener un control mayor de todos los datos.

¿Cuáles son las diferencias entre adenda y anexo?

¿Qué es addenda y anexo? Se sabe que addenda es un complemento que se utiliza con la finalidad de aclarar algo específico en un contrato, solicitud, facturación, libro, etc., ofreciendo información adicional como horarios, fechas, mapas, aclarando las condiciones de un contrato, correcciones de un texto.

En ocasiones las addendas añaden algunos términos que son negociados luego de la aceptación y firma de un contrato, también se pueden incorporar algunos aspectos que no habían sido incluidos, pero no puede cambiar los términos que fueron aprobados por ambas partes a la hora de firmar el contrato.

También puede presentarse el caso que sea necesario autorizar a una persona que no haya sido firmante del contrato para la creación de una addenda.

En el caso de un anexo o enmienda, se pueden cambiar aquellos términos acordados en el documento original, pudiéndose incorporar nuevos términos mediante un documento que se anexa al contrato.

Solamente aquellas personas que firmaron el contrato son las que pueden aprobar una enmienda.

Puede darse el caso que una enmienda se realice directamente sobre el contrato como puede ser que se tache una fecha y se coloque otra, previa aprobación de las partes firmantes del contrato, colocando las iniciales al lado de la enmienda para que sea válida.

Por último, la addenda no cambia el idioma del documento original, mientras que una enmienda sí puede cambiar el idioma.

¿Quién se encarga de añadir una addenda a la factura?

Si ya sabes qué es una addenda y para qué sirve, y te gustaría añadir este tipo de contenido adicional a las facturas de tu empresa o por que te lo solicita tu cliente, lo más importante es que cuentes con un departamento o una persona encargada de llevar a cabo la contabilidad de la compañía, además de estar especializada en este tipo de trámites.

Una vez el proveedor de la facturación haya sido elegido, será el momento de contar con las herramientas necesarias para realizarlo; por ello, si el tramite es electrónico, desde FacturoPorTi tenemos la opción perfecta para ti.

Dicho esto, ahora que ya sabes a detalle qué es addenda, en caso de que necesites de un servicio o un sistema de facturación multiempresa digital que permita integrar addendas, no dudes en ponerte en contacto al 55 9506 8725 o vendedores@facturoporti.com.mx. Desde FaturoPorTi estaremos encantados de ayudarte.